AI議事録を社内Wikiに残す｜Botなし録音と 1on1・面接へのひも付け
AI議事録を入れたのに会議後の仕事が減らない、という声には共通点があります。文字起こしが別のサービスに積み上がり、決まったことを社内Wikiや候補者情報に転記する作業が残っているのです。この記事では、議事録を社内Wikiの中に残す考え方、会議に Bot を参加させない録音方式が向く場面、1on1・面接へのひも付け、そして決定事項・宿題を先に置くテンプレートを整理します。
AI議事録は、どこに残すのが正解ですか？
会議の記録が使われる場所、つまり社内Wikiや 1on1・候補者の記録の隣に残します。議事録専用の一覧に積み上がると、結局は転記が発生します。
議事録は書くために作るのではなく、あとで「何が決まったか」「誰が何をするか」を確認するために作ります。確認する人が普段開いている場所——手順書や管理表がある社内Wiki、1on1 の記録、採用候補者の選考履歴——に置かれていれば、探す必要も転記する必要もありません。AI議事録を選ぶときは、文字起こしの精度と同じくらい「保存先がどこか」を見ます。
この記事で使う言葉
- AI議事録（Botなし）
- 会議に専用の参加者（Bot）を追加せず、利用者本人のブラウザ拡張などから録音し、AI が文字起こしと要約を作る方式。参加者一覧に見知らぬ名前が増えないため、社外の相手や候補者との会議でも使いやすい。対して Bot 参加型は、会議の招待に専用アカウントを加えて録音する。
なぜ Bot を入れない録音が向いているのですか？
参加者に説明しやすく、会議サービスごとの招待設定が要らず、1on1 や面接のような少人数の場で相手に圧をかけないからです。録音していることを本人が口頭で伝え、同意を得る運用と相性がよい方式です。
Bot 参加型は、定例会議を自動で記録する用途に向いています。一方、人事・採用の現場で多いのは 1on1、面談、面接、社外との打ち合わせです。ここに見知らぬ参加者が現れると、相手は「これは何ですか」と身構えます。招待のたびに Bot を追加する手間も、会議サービスが複数あると設定の差が出ます。利用者本人が録音を開始する方式なら、「記録のために録音します。社内の関係者だけで共有します」と冒頭で伝え、同意を得てから始める、という流れがそのまま実行できます。
もう一つの理由は、既定の共有範囲です。1on1 や面談の記録は、作成者だけが読める状態から始まることが望ましいです。録音した本人のノートに、まず本人だけの権限で保存され、必要な部分だけを共有する。この設計は Bot なし方式と組み合わせたときに自然に成立します。
議事録を 1on1・面接にひも付けると、何が変わりますか？
「どの会議の記録か」を探す作業と、決まったことを別の場所に転記する作業が消えます。1on1 は前回の宿題から始められ、面接は候補者の選考履歴に記録が並びます。
議事録は一覧に日付順で並ぶだけだと、「先月の高橋さんとの 1on1 はどれだったか」を探すことになります。1on1 の予定や候補者の選考履歴にひも付いていれば、その人のページを開けば記録が並んでいます。前回の宿題が終わったかを確認してから今回の話を始められ、面接では複数の面接官の記録を候補者ごとに見比べられます。
ひも付けは手作業でもできますが、続きません。同じ時間帯に予定されている 1on1、面接した候補者に自動でひも付く仕組みがあると、記録する側は録音を始めるだけで済みます。ChordOne Note の AI議事録はこの方式で、同じ時間帯の 1on1 や面接候補者に自動でひも付きます。
議事録のテンプレートはどう組みますか？
決定事項と宿題（担当者・期限）を先頭に、話題ごとの要点を次に、文字起こしの全文は最後に折りたたんで置きます。読む人が結論を探さずに済む順番です。
| 順番 | 項目 | 書くこと | 誰が確認するか |
|---|---|---|---|
| 1 | 基本情報 | 日時・参加者・会議の目的（1行） | 自動で埋まる。修正は不要なことが多い |
| 2 | 決定事項 | 「〜することにした」を箇条書きで。金額・日付・固有名詞を含む | 記録者が必ず確認する |
| 3 | 宿題 | 担当者（従業員参照）・内容・期限。1行1件 | 担当者本人が確認する |
| 4 | 未決事項 | 決まらなかったことと、次に決める場 | 会議の主催者 |
| 5 | 話題ごとの要点 | AI の要約。会議の種類（定例・1on1・面接）に合った構成 | 必要なときだけ読む |
| 6 | 文字起こし全文 | 折りたたんで置く。根拠の確認用 | 疑問が出たときだけ開く |
AI の要約は最終確定ではありません。金額・期限・採用判断・人事上の決定は、記録者が文字起こしと照らして確認します。全文を最初から読み直す必要はなく、2と3の項目だけを確認すれば実務上は十分です。宿題の担当者を従業員名簿から選べる管理表にしておくと、担当者ごとの宿題一覧を別の表で見られます。
録音の同意と共有範囲は、どう決めますか？
会議の種類ごとに「録音するか」「既定の共有範囲」「保存期間」を先に決め、録音前に目的と共有先を口頭で伝えます。録音できることと、録音してよいことは別です。
- 社内定例: 録音する。チームの議事録の場所に保存し、関係者に共有
- 1on1・人事面談: 本人の同意を得て録音。作成者だけに保存し、必要な部分だけ別途共有
- 採用面接: 候補者の同意を得て録音。候補者の選考履歴に保存し、採用担当者だけが確認
- 社外との打ち合わせ: 相手の同意を得て録音。社外秘の扱いを確認し、共有先を限定
- 同意が得られない場合: 録音せず、手書きのメモに切り替える
健康・家庭事情・評価に関わる内容は、既定を非公開にし、共有するときは範囲を人単位で指定します。社内Wiki側で「新しいページは作成者だけ」「管理者でも非公開は読めない」が守られていれば、このルールはツールが支えてくれます。不要になった録音・議事録の保存期間も決めておきます。
ChordOne Note の AI議事録でできること
Chrome 拡張から本人が録音し、Bot を参加させずに要約と文字起こしをノートに残します。要約が先、全文は折りたたみ。1on1・面接候補者に自動でひも付き、追加費用はありません。
ChordOne Note では、Chrome 拡張から利用者本人が録音を開始します。会議の参加者一覧に別の名前は増えません。会議の種類に合ったサマリー（決定事項・宿題・話題ごとの要点）が先に表示され、文字起こしの全文は折りたたまれた見出しを開いて確認します。新しい議事録は作成者だけが読める状態から始まり、共有は人・部署単位でページごとに指定します。管理者であっても、非公開の議事録の本文は読めません。
同じ時間帯に予定されている 1on1、面接した候補者には自動でひも付くため、「どの会議の記録か」を探す手間がありません。議事録はノートの一部なので、セマンティック検索の対象になり、言い回しが違っても見つかります。宿題は従業員名簿を参照する管理表に置き換えられ、「期限を過ぎたら担当者に通知」のオートメーションも組めます。AI議事録はノートに含まれ、追加費用はかかりません。従業員20名までは無料です。
機能の詳細は 機能ページ、料金は 料金ページ、録音までの手順は 導入の流れ をご覧ください。
よくある質問
Bot なしの録音でも、参加者に同意を取る必要はありますか？
あります。方式に関係なく、録音の目的と共有先を会議の冒頭で伝え、同意を得てから始めてください。同意が得られない場合は録音せず、メモに切り替えます。
議事録は自動で全社に公開されますか？
ChordOne Note では、新しい議事録は作成者だけが読める状態から始まります。必要に応じて、社内全員・部署・指定した人に共有範囲を変えます。
AI の要約はそのまま使えますか？
決定事項・宿題・金額・期限・固有名詞は、記録者が文字起こしと照らして確認してください。要約は判断の入口であり、確定した記録は人が確認したものです。